Die "Big Five"-Kanäle zur Foto-Einholung

Durch Projekte mit unterschiedlichsten Anforderungen und insgesamt fast zwei Millionen Fotos haben wir wertvolle Erfahrungen gesammelt und möchten in diesem Beitrag die verschiedenen Möglichkeiten der Fotobeschaffung beleuchten.

Geschichte

Vor der Gründung von Photo Collect waren wir mehrere Jahre im Bereich der Kartenpersonalisierung tätig und haben die Erfahrung gemacht, dass der Prozess der Bilderfassung oft der grösste ungelöste Engpass bei der Produktion von Ausweiskarten ist. Bei einem Projekt, bei dem die Ausweiskarten eines grossen Schweizer Unternehmens komplett erneuert werden sollten, reisten sieben Zweierteams von Studierenden mit ihrer Ausrüstung (Kamera, Fotobox, Hintergrund) von Standort zu Standort im ganzen Land, um Fotos von allen Mitarbeitern zu machen. Obwohl der Prozess mehrere Wochen dauerte, gelang es nicht, alle Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort für ein Foto zu erwischen. Ein logistischer Albtraum, teuer und ohne zufriedenstellendes Ergebnis. Für Unternehmen, die geografisch über verschiedene Regionen oder Zeitzonen verteilt sind, ist die Herausforderung noch grösser und der Prozess wird schnell kompliziert und teuer. Ohne einen standardisierten Prozess ist eine einheitliche Bilderfassung kaum möglich. Aus diesem Bedürfnis heraus haben wir Photo Collect entwickelt.

Mögliche Einholungs-Kanäle

Um den Fotoprozess so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir mehrere Kanäle entwickelt, über die ein Foto eingereicht werden kann. Das Beste daran: Die Kanäle können einzeln oder kombiniert, parallel oder nacheinander genutzt werden.

• Kennen wir die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters? Dann können wir aus Photo Collect heraus eine E-Mail mit einem Upload-Link versenden. 
• ... oder eine SMS mit dem gleichen Link, wenn die Handynummer bekannt ist. 
• Haben wir nur die Postadresse, können wir einen Brief mit einem QR-Code schicken.
• Mitarbeitende, die eine Pforte oder einen Empfang passieren müssen, können dort mit der Photo Collect App erfasst werden.
• ... oder sie nutzen den Self-Service-Kiosk mit der Photo Collect App vor Ort.

Die fünf Kanäle im Detail

1. Endbenutzer-Gerät

Dies ist der meistgenutzte Kanal bei Photo Collect, da er eine dezentrale Erfassung der Fotos ermöglicht und in der Menge beliebig skalierbar ist. Die Person, die ein Foto einreichen soll, verwendet ihr Smartphone, um das Foto aufzunehmen und hochzuladen. Die Person benötigt dazu keine App und kein Login, sondern kann den Upload einfach über einen von Photo Collect generierten und personalisierten Link im Browser durchführen.

Die Kommunikationskanäle E-Mail und SMS sind in Photo Collect integriert. Ein Vorteil des Versands von Links per E-Mail oder SMS gegenüber dem Brief ist die Möglichkeit, automatisch und niederschwellig Erinnerungen zu versenden, wenn das Foto nach einer bestimmten Zeit noch nicht eingereicht wurde.

 Jeder Kanal hat seine Vor- und Nachteile: Eine SMS ist sofort sichtbar und wird auf dem Gerät empfangen, mit dem das Foto aufgenommen wurde, aber oft fehlen die Handynummern der Mitarbeiter/innen. Eine E-Mail-Adresse hingegen ist fast immer verfügbar, aber der Benutzer sollte idealerweise auf sein Handy wechseln, um das Foto zu erstellen (wir erleichtern den Wechsel, indem wir einen QR-Code anzeigen). Die Wahl der richtigen Kombination von Kommunikationskanälen ist ein wichtiger Teil der Planung des Erfassungsprozesses.

2. Mobile App

Wenn eine physische Anlaufstelle wie ein Empfangsschalter, ein Sekretariat oder ein Kartenbüro vorhanden ist, kann die Photo Collect App zur Erfassung von Fotos verwendet werden. Eine zuständige Person des Unternehmens verwendet die App, um die Fotos der Mitarbeitenden zu erfassen und hochzuladen. Die Identifikationsnummer der Person kann mittels OCR von einem vorhandenen Dokument, dem bestehenden alten Ausweis oder vom Computerbildschirm gescannt werden. Die Photo Collect App ist für Android und iOS verfügbar.

3. Fotokiosk

Der Fotokiosk dient der Erfassung von Fotos im Selbstbedienungsverfahren. Die Person muss lediglich ihre Identifikationsnummer eingeben und kann dann das Foto aufnehmen. Wie bei der App erfolgt die Entfernung des Bildhintergrundes mittels Tiefensensor (Infrarot) direkt am Gerät - es wird also keine klassische Fotobox benötigt, jede Wand (auch Ziegel, Beton) kann als Hintergrund dienen. Der Fotokiosk ist aus Eiche (Massivholz) und wird in nachhaltiger Handarbeit in der Schweiz hergestellt. Er läuft 24 Stunden im Batteriebetrieb und benötigt keine Kabel.

4. Webcam

Die Aufnahme über eine Webcam ist in Photo Collect integriert, aber nur in Ausnahmefällen zu empfehlen, da die Qualität von Webcams im Vergleich zu Kameras in Smartphones oder anderen Geräten oft unzureichend ist.

5. Import von vorhandenen Fotos

Bestehende Bilddatenbanken können über den Massenupload in Photo Collect importiert werden. Vorhandene Bilder profitieren von der Qualitätsverbesserung durch automatische Drehung, einen einheitlichen Bildausschnitt und die automatische Hintergrundentfernung.

Fazit

Für jeden Kunden und jede Situation muss die optimale Kombination von Kanälen für den Erfassungsprozess gefunden werden. Im Fall von SBB / SwissPass werden die Kunden per SMS zum Upload aufgefordert und nutzen ihr eigenes Gerät, um ein Foto zu machen und hochzuladen. Dadurch bleibt der Prozess am Schalter sehr effizient, da der Mitarbeiter lediglich die SMS auslöst und der Endkunde den Prozess zu Hause abschliessen kann. Viele Unternehmen bevorzugen eine Kombination von Kanälen. Einladungen per E-Mail werden oft verwendet, um Fotos im Corporate-Umfeld zu sammeln, Einladungen per Brief werden verwendet, um Mitarbeiter ohne E-Mail-Zugang zu erreichen und der Direkt-Upload ist beliebt, um professionelle Fotos von C-Level-Mitarbeitern zu erfassen.

Wir würden uns freuen, gemeinsam mit Ihnen die Möglichkeiten für Ihren Fotoerfassungsprozess zu besprechen. Kontaktieren Sie uns!