Verschiedene Möglichkeiten der Fotobeschaffung

Das Sammeln von Mitarbeiterfotos für ein Grossunternehmen birgt viele Fallstricke. Es gibt verschiedene Wege, Fotos zu beschaffen:

• Machen Sie den Upload direkt in eine HR-Software: Viele HR-Programme verfügen über eine Funktion, mit der Mitarbeiter ihre Fotos in ihre Profile hochladen können. Vorteil: oft eine bereits vorhandene Lösung. Nachteil: Es werden alte Fotos verwendet oder die Fotos sind nicht geeignet (z.B. Gesicht zu nah/ zu weit weg, Urlaubsbilder mit Strand im Hintergrund, Bilder der Enkel,  alte Hochzeitsfotos etc.).
• Senden Sie eine E-Mail-Aufforderung: Sie können eine E-Mail an alle Mitarbeitenden senden und sie bitten, ein Foto von sich einzureichen. Sie können Richtlinien für die Art des gewünschten Fotos (z. B. Kopfbild, Berufskleidung, einfarbiger Hintergrund) und eine Frist für die Einsendung angeben. Vorteil: Die Lösung ist schnell aufgesetzt. Nachteil: Bei Bildern ohne gute Qualität (rechnen Sie über diesen Kanal mit ca. 60% unbrauchbaren Fotos) ein enorm großer manueller Aufwand, Format-Wirrwarr (Bilder werden als GIF, PNG, PDF oder Word eingesendet), datenschutztechnisch schwierig (Löschzeiten, Fotos per E-Mail).
• Stellen Sie einen Fotoautomaten auf: Sie können bei einer Firmenveranstaltung oder im Büro einen Fotoautomaten aufstellen und die Mitarbeitenden dazu auffordern, sich fotografieren zu lassen. Vorteil: ordentliche Qualität und aktuelle Fotos. Nachteil: Mitarbeitende müssen zum gegebenen Zeitpunkt vor Ort sein (wodurch nicht alle Mitarbeitenden erreicht werden), vor allem langfristig teuer, Identifizierung / Benennung der Fotos nach Mitarbeiternummer oft fehleranfällig und manuell aufwändig.
• Bestellen Sie einen Fotografen: Es gibt Fotografen, die sich auf das Aufnehmen von Mitarbeiterfotos spezialisiert haben. Vorteil: gute Qualität. Nachteil: nur für kurze Zeit vor Ort, teuer und aufwändige Koordination. Korrekte Benennung der Fotos (z.B. nach Mitarbeiternummer) manuell und daher fehleranfällig, keine langfristige oder skalierbare Lösung.
• Verwenden Sie eine speziell dafür ausgelegte Software wie Photo Collect, um Fotos Ihrer Mitarbeitenden einzuholen. So erreichen Sie sowohl Mitarbeitende am Standort sowie zu Hause oder auf Geschäftsreise. Sie erhalten konsistente Qualität und die Fotos werden automatisch korrekt benannt. Falls Fotos abgelehnt werden müssen, steht ein definierter Prozess zur Verfügung und die aufwändige Einzelkommunikation entfällt. Die Lösung muss jedoch mindestens ein paar Tage vor dem Start beschafft werden.

Egal, für welche Methode Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern klar kommunizieren, wonach Sie suchen und warum ein aktuelles Foto wichtig ist. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie die Erlaubnis haben, Mitarbeiterfotos zu sammeln und zu verwenden, und dass Sie alle relevanten Datenschutzbestimmungen einhalten.

Wir begleiten Sie gerne bei der Beschaffung Ihrer Mitarbeiterfotos, von der Definition der Prozesse bis zum Import der gesammelten Fotos in Ihr System. Kontaktieren Sie uns für ein erstes Gespräch und eine persönliche Demonstration von Photo Collect.